Disciplina sulla protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni di legge e del diritto dell'unione europea (D.Lgs n. 24/2023).

Prospetto informativo

Premessa.

Il presente prospetto informativo ha lo scopo di fornire una panoramica sulla gestione dei sistema di segnalazioni, in conformità alla c.d. direttiva whistleblowing (Direttiva UE 2019/1937) ed alla normativa italiana di attuazione (D.Lgs n. 24/2023).

Il whistleblowing, o segnalazione di illeciti interni, è un processo che consente ai dipendenti o a terze parti, attraverso appositi canali, di segnalare determinati comportamenti illeciti.

Oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica sono informazioni sulle violazioni di specifiche normative nazionali e dell'Unione Europea.

L'obiettivo perseguito da legislatore, con la disciplina in esame, è quello di incoraggiare segnalazioni, divulgazioni pubbliche o denunce, al fine di far emergere, e così prevenire e contrastare, fatti illeciti di diversa natura e, al contempo, di garantire la protezione - sia in termini di tutela della riservatezza, ma anche in caso di ritorsioni -dei soggetti che si espongono con segnalazioni o denunce, contribuendo così all'emersione ed alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la stessa impresa.

Chi segnala, fornisce informazioni che possono portare all'indagine, all'accertamento e al perseguimento dei casi di violazione delle norme.

Le imprese di una certa dimensione devono provvedere all'attivazione di una canale per le segnalazioni interne di eventuali violazioni di legge.

Oggetto della segnalazione.

Oggetto di segnalazione sono le informazioni sulle violazioni che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'impresa privata.

Le informazioni possono riguardare sia le violazioni commesse, sia quelle non ancora commesse che si ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite sulla base di indiscrezioni o scarsamente attendibili.

Non sono ricomprese tra le violazioni segnalabili le irregolarità nella gestione o nell'organizzazione dell'attività dell'impresa.

Nelle tabelle che seguono, la specifica indicazione degli illeciti segnalabili e non.

Violazioni del diritto dell'UE

Violazioni del diritto nazionale

Illeciti commessi in violazione della normativa dell'UE indicata nell'Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023.
Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea.
Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che comprendono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali.
Atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni dell'Unione Europea nei settori sopra indicati.

Illeciti civili
Illeciti amministrativi
Condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2021, violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel d.lgs. n. 231/2001
Illeciti penali
Illeciti contabili

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Fatti che NON possono essere oggetti di segnalazione.

Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate. Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione Europea o Nazionali ovvero da quelli Nazionali che costituiscono attuazione deli atti dell'Unione Europea.

Le segnalazioni di violazione in materia di sicurezza nazionale, nonchè di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza.

Canali di segnalazione

La normativa regolamenta tra diversi canali di segnalazione, stabilendo le condizioni per accedervi:

canale interno (persona o ufficio interno all'impresa oppure soggetto esterno incaricato)
canale esterno (gestito da ANAC - Autorità Nazionale Anticorruzione)
canale della divulgazione pubblica (tramite stampa o social media)

La normativa prevede più modalità di presentazione delle segnalazioni, in forma scritta o orale, attraverso i menzionati canali.

Caratteri generali del sistema di segnalazione interno

Canali di segnalazione
- Attivazione di canali interni di segnalazione anonima o confidenziale
- Facile accessibilità dei canali di segnalazione per i dipendenti e terze parti
- Informativa ai dipendenti e terze parti coinvolte sull'esistenza dei canali s sul processo di segnalazione
Procedure
- Definizione delle procedure di segnalazione, dei criteri di ammissibilità delle segnalazioni, delle misure di protezione per i segnalatori e delle modalità di gestione delle segnalazioni ricevute.
Riservatezza
- Garanzia di riservatezza sulle segnalazioni ricevute, sul segnalante e gli altri soggetti interessati
- Accesso limitato alle segnalazioni e protezione delle informazioni riservate
Gestione delle segnalazioni
- Individuazione di un'apposita figura, interna o esterna, per la gestione delle segnalazioni
- Procedura di gestione delle segnalazioni: valutazione preliminare, documentazione delle informazioni, indagine interna, raccolta di prove, azioni e misure correttive, comunicazione dei risultati
Protezione dei segnalatori
- Misure di protezione per i segnalatori contro ritorsioni, discriminazioni o provvedimenti ingiustificati
Monitoraggio e revisione continua
- Monitoraggio del sistema di segnalazioni per valutarne l'efficacia ed apportare eventuali miglioramenti

Procedura di segnalazione

Per segnalazioni in forma scritta a mezzo posta, dovranno necessariamente adottarsi le seguenti modalità, finalizzate a tutelare la riservatezza del segnalante e delle informazioni oggetto di segnalazione.

Dovranno utilizzarsi tre buste distinte: una prima busta dovrà contenere i dati identificativi del segnalante, unitamente alla fotocopia del documenti di riconoscimento; una seconda busta dovrà contenere la segnalazione vera a propria; entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all'esterno la dicitura "Riservata al Gestore Segnalazioni MARINELLI s.r.l.".

La spedizione dovrà essere effettuata a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento all'indirizzo:

Gestore Segnalazioni MARINELLI s.r.l.
c/o Studio legale Costantini
via San Paterniano, 10
61032 Fano (PU)
Italia

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Il segnalante è tenuto ad indicare chiaramente nell'oggetto della comunicazione che si tratta di una segnalazione per la quale intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione.

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N.B.: La segnalazione non può essere fatta al superiore gerarchico

Per segnalazioni in forma orale, a mezzo utenza telefonica dedicata, potrà utilizzarsi anche la messaggistica vocale. Il messaggio dovrà necessariamente contenere i dati identificativi del segnalante, compreso un recapito per i dovuti riscontri ed il testo della segnalazione.

Gestore Segnalazioni MARINELLI s.r.l.
c/o Studio legale Costantini
Tel +39 329 091 9668

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N.B.: La segnalazione non può essere fatta al superiore gerarchico

Incontri diretti: su richiesta scritta o orale del segnalante. La richiesta potrà essere formulata per iscritto utilizzando il canale di posta ordinaria, seguendo le procedure sopra descritte o attraverso la linea telefonica dedicata, anche mediante il sistema di messaggistica vocale attivato.

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N.B.: La segnalazione non può essere fatta al superiore gerarchico

Canale per le segnalazioni esterne. L'Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) ha attivato un canale di segnalazione esterna con garanzia, anche tramite il ricorso di strumenti di crittografia, la riservatezza dell'identità della personale segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonchè del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale, ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

L'ANAC pubblica sul proprio sito internet in una sezione dedicata, le seguenti informazioni:

l'illustrazione delle misure di protezione per il segnalante e gli altri soggetti interessati;
i propri contatti, quali, in particolare, il numero di telefono, indicando se conversazioni telefoniche sono o meno registrate, il recapito postale e l'indirizzo di posta elettronica, ordinaria e certificata;
le istruzioni sull'uso del canale di segnalazione esterna e dei canal di segnalazione interna;
l'illustrazione del regime di riservatezza applicabile alle segnalazioni esterne e alle segnalazioni interne;
le modalità con le quali può chiedere alla persona segnalante di fornire integrazioni, i termini di scadenza per il riscontro ad una segnalazione esterna, nonchè i tipi di riscontro e di seguito che l'ANAC può dare ad un segnalazione esterna;

La persona segnalante può effettuare una segnalazione sterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interne (ovvero questo), anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alle disposizioni di legge;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna. alla stessa non sarebbe dato afficacie seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.